Met deze vier tips wordt je cloudmigratie een succes

Dankzij vele jaren werkervaring binnen de sector weet ik onderhand waar bedrijven zich zorgen over maken. Zo kan het kiezen van een nieuwe cloudoplossing lastig zijn voor een bedrijf. Daarom heb ik een lijst gemaakt met vier tips voor een zorgeloze cloudmigratie.

161116-these-four-tips-will-make-your-cloud-migration-a-success.jpg

Investeren in ‘de cloud’ is sinds het begin van het digitale tijdperk een van de meest disruptieve krachten geweest als het gaat om IT-kosten. Gartner voorspelt zelfs dat de collectieve kosten van wat hij de cloud shift noemt in 2016 zullen oplopen tot $ 111 miljard. Er zijn verschillende manieren om een soepele transitie mogelijk te maken – van on-premise CRM-, HR- of IT-management en samenwerkingstools, tot openbare cloudoplossingen. Als je wilt weten hoe je van jouw cloudmigratie een succes kunt maken, lees dan verder!

1. Welke software moet je overzetten naar de cloud?

Om technische en/of zakelijke redenen zijn niet alle applicaties geschikt voor cloudmigratie.  Wat applicaties betreft kun je het beste beginnen als er een werkbaar cloudalternatief is. CRM, HRM en samenwerkingsprojecten zijn toepassingsgebieden waar on-premise applicaties, zoals Siebel en PeopleSoft, steeds vaker naar de openbare cloud verhuizen.

Soms blijkt de transitie lastig te zijn. Om dit te vergemakkelijken is het belangrijk dat de cloudapplicaties goed aansluiten op de bestaande applicaties en dat ze de basisstructuur niet in de weg zitten. Verder moeten de applicaties je bedrijf wendbaarder maken. Dus moeten ze eenvoudig te implementeren zijn, met een laag risico, flexibel, en uitbreidbaar in een later stadium. Zorg dat je duidelijke en dwingende redenen hebt voordat je begint met het overzetten van applicaties naar de cloud. Dan zullen de kosten en inspanningen niet vergeefs zijn.

2.  Een goed plan is het halve werk

Hoe wonnen de Achaeërs de Trojaanse Oorlog? Inderdaad, met een plan. Dat lijkt misschien vanzelfsprekend, maar veel bedrijven gaan het migratieproces in zonder een duidelijk plan. Bij het opstellen van het plan kun je het beste meteen beginnen met het maken van een checklist. Stel basisvragen zoals: Wat is absoluut noodzakelijk? Wanneer willen we het doen? Welke cloudapplicaties leveren het meeste op voor het bedrijf en zijn het makkelijkst te implementeren? Wat moeten we goed checken voorafgaand aan de implementatie? Zijn er bijvoorbeeld technische bedenkingen of zou het budget roet in het eten kunnen gooien? Zonder checklist verlies je dergelijke belangrijke vragen tijdens het proces gemakkelijk uit het oog, omdat migratie bedrieglijk eenvoudig kan lijken.

‘Het plan hangt af van de omvang van je project en wat je wilt implementeren.’

Het plan hangt af van de omvang van je project en wat je wilt implementeren. Kleinere projecten hebben natuurlijk niet zo’n uitgebreide planning nodig als grotere. Dan kan een cloudoplossing binnen enkele weken worden opgeleverd. Bij grotere, complexere bedrijven kan de implementatie van een cloudoplossing meestal binnen een paar maanden worden opgeleverd. Een stuk sneller dan hoe dat in het verleden ging met on-premise applicaties, waarvan de ontwikkeling soms wel jaren kon duren. Maar om een leveringstraject van drie tot zes maanden te kunnen halen, zul je nog steeds een plan nodig hebben op basis van een serie releases en sprints. Het omschakelen van het oude on-premise systeem naar een nieuwe cloudoplossing gaat gepaard met een nieuwe manier van werken. Daarom is het belangrijk dat een bedrijf tijdens de implementatie aandacht heeft voor veranderingsmanagement.

3. Gebruik de input van eindgebruikers in je voordeel

Het opzetten van een cloudoplossing is een kwestie van een eenvoudige configuratie. Maar hiervoor is wel de input van en interactie met eindgebruikers nodig. Door gebruik te maken van de openbare cloud is het uiteraard de bedoeling dat je dicht bij de out-of-the-box capabilities blijft en iedere vorm van maatwerk of codering vermijdt. Tegelijkertijd moet je als bedrijf wel duidelijke resultaten definiëren. Met een cloudoplossing is het vrij simpel om “in te schakelen” en het systeem in te zetten voor de eindgebruiker. Maar zonder specifieke, meetbare criteria,  verkregen van eindgebruikers, kun je onmogelijk bepalen of de doelstellingen van je cloudstrategie kunnen worden behaald. In veel bedrijven blijft het projectteam vaak beperkt tot de IT-afdeling. Voorkom deze fout door alle stakeholders al in een vroeg stadium bij het proces te betrekken. Vraag regelmatig om feedback, en leg de reacties niet zomaar naast je neer. Het kan allemaal van pas komen om ervoor te zorgen dat de investeringen zo goed mogelijk worden besteed. Bovendien gaan cloudimplementaties vaak zo snel dat medewerkers nauwelijks tijd hebben om zich aan te passen aan de veranderingen. Zorg er dus voor dat je voldoende aandacht schenkt aan de nasleep van de cloudimplementatie en wat dit betekent voor je medewerkers. Mindset en dagelijkse gewoontes verander je niet van de ene op de andere dag. Om de implementatie succesvol af te ronden, moet het management als early adapters/ambassadors het goede voorbeeld geven.

4. Weet wat de kosten zijn

Als je gewend bent om met on-premise oplossingen te werken, zul je vanuit kostenperspectief je oude ‘licentiedenken’ moeten veranderen. Een van de belangrijkste financiële voordelen van cloudmigratie is dat de kosten bedrijfskosten worden en de investeringen niet langer op de balans staan. Naast de eenmalige implementatiekosten zijn er nieuwe betaalmodellen ontstaan, waaronder pay-as-you-go en betalingen per transactie of op basis van het resultaat. Dankzij de flexibiliteit van de cloud kunnen bedrijven hun uitgaven veel strakker managen. Facturering en prijsstelling voor clouddiensten zullen zich met de technologie mee ontwikkelen.

Voordat je überhaupt beslist om een cloudmigratie uit te voeren, is het van cruciaal belang om je oorspronkelijke doelstellingen goed in gedachten te houden. En vergeet niet dat de transitie talloze extra voordelen biedt. Iets wat je niet meteen zou verwachten bijvoorbeeld is een toename van creativiteit binnen een organisatie. Dit kan resulteren in interessantere projecten die sneller en goedkoper kunnen worden uitgevoerd. Door nu de juiste stappen te zetten, ben je als bedrijf op een succesvolle toekomst voorbereid.

Auteur: Peter van Tilburg