De business case maken voor de cloud

Finance-afdelingen willen steeds vaker naar de cloud. Wat komt hier bij kijken? Wat kost het? En welke valkuilen zijn er?
16-01-14_10-26_iStock_000027573418_Large.jpg

De finance-afdeling zit over het algemeen niet graag met het hoofd in de wolken. De wereld van financiën is zeer gestructureerd en gedreven door feitelijke informatie en harde cijfers. CFO’s en finance-medewerkers houden de benen dus graag stevig op de grond. 

Toch uiten finance-afdelingen steeds vaker de wens om naar de cloud te gaan. In vergelijking met andere afdelingen loopt finance daarmee iets achter. Dit lijkt echter snel te veranderen. Zowel binnen bedrijven als bij softwareleveranciers is de trend om finance-applicaties naar de cloud te brengen onmiskenbaar. Wat zijn de drijfveren voor de CFO en de finance-afdeling om deze stap snel te zetten?

Uit onderzoek van Techventive onder ongeveer 30 CFO’s en controllers blijkt dat het beeld dat finance van cloud computing heeft, de laatste vijf jaar sterk is gewijzigd. Waar in 2010 afwachting en argwaan leidend waren, groeit de bekendheid met en het vertrouwen in de cloud de laatste twee jaar hard. 

Softwareleverancier Oracle verwacht dan ook dat de adoptie van finance cloud-applicaties in het komende jaar zal verdubbelen. Drie kwart van de organisaties die werden ondervraagd, verwacht in de toekomst financiële applicaties in de cloud onder te brengen. Onderzoek van KPMG bevestigt deze ontwikkeling: 57 procent van de ondervraagde CFO’s in het betreffende onderzoek wil applicaties naar de cloud brengen. 

Big data analytics

De populariteit van de cloud sluit aan bij een van de speerpunten voor de finance-functie: big data analytics. Een succesvolle inzet van analytics vergt echter serieuze verwerkingscapaciteit. 

Daarnaast zijn de volume-eisen die worden gesteld aan het verzamelen van data en de analyse van grote datasets aanzienlijk. Rapporten genereren of complexe berekeningen maken zijn dagelijkse activiteiten voor finance. Om de gewenste data zo snel mogelijk beschikbaar te hebben is snelle dataverwerking cruciaal. Bovendien is de vraag naar verwerkingscapaciteit niet uniform. Op specifieke momenten in het jaar is er sprake van een piekbelasting van de finance-afdelingen en -systemen. Cloud computing biedt in deze situatie uitkomst

Traditionele data-analyse-oplossingen vragen extra fysieke servers voor meer rekenkracht en opslagruimte. De cloud is gebaseerd op virtualisatietechnologie en biedt daardoor schijnbaar onbeperkte resources on demand. Bedrijven kunnen daardoor zonder problemen verwerkingscapaciteit bij- of afschakelen (elastic computing). Op die manier is de gewenste rekenkracht en opslagruimte om onbezorgd analytics uit te voeren continu beschikbaar. Dit biedt de afdeling meer flexibiliteit en slagkracht, waardoor de invulling van de gewenste rol als architect van bedrijfswaarde eenvoudiger wordt.

Standaardprocessen

Softwareapplicaties zijn relatief eenvoudig te plotten op een lijn die loopt van tactische naar strategische functionaliteit. Tactische applicaties stroomlijnen het proces, terwijl strategische applicaties het bedrijf concrete concurrentievoordelen opleveren. 

Cloud-applicaties neigen meer naar de tactische kant, doordat bedrijven die cloud-oplossingen afnemen meestal inzetten op uniformiteit. De cloud biedt kant-en-klaarproducten die standaardprocessen volgen. Vanuit het perspectief van de finance-afdeling faciliteren deze processen het genereren van betrouwbare data. De tactische aard van cloud-oplossingen dwingt finance ertoe zich nog meer te conformeren aan de standaardprocessen. 

Binnen deze processen zijn vaak wel specifieke configuratieobjecten aanwezig, bijvoorbeeld om aan lokale wetgeving te voldoen. Ook op wereldwijde schaal stimuleren cloud-implementaties standaardprocessen. Hierdoor is het mogelijk om de greep op processen te verstevigen en de transparantie op wereldschaal te verbeteren. 

Wereldwijd gestandaardiseerde processen vergemakkelijken het outsourcen van finance-taken. Met name transactionele finance-activiteiten zijn zeer geschikt om uit te besteden. Een cloud-oplossing vergemakkelijkt outsourcing-initiatieven, doordat de outsourcing-partij voor alle dochterondernemingen met dezelfde systemen en processen kan werken. Naast kostenvoordelen kan deze aanpak bijdragen aan een verbeterde kwaliteit en grotere transparantie van processen.

Total cost of ownership

Een ander veelgehoord voordeel van cloud-applicaties is dat finance hiermee meer inzicht in en controle op de kosten heeft. Deze applicaties draaien op de servers van de cloudaanbieder. Hierdoor hoeft de organisatie geen kosten te maken voor investeringen in de infrastructuur. Deze kosten verschuiven van Capex naar Opex

Bovendien is cloud computing vaak gebaseerd op een payper-use-model. Een organisatie betaalt uitsluitend voor daadwerkelijk gebruikte capaciteit. De kosten zijn dus in lijn met de activiteiten en eenvoudiger te toe te kennen aan verschillende afdelingen. Het managen van meer variabele kosten vergroot de budgetflexibiliteit. Deze flexibiliteit en inzichten zijn zeer nuttig in tijden van economische onzekerheid en verminderde winstgevendheid. 

Een extra voordeel van de cloud is dat het niet langer nodig is om bepaalde IT-onderhoudsactiviteiten zelf uit te voeren. De cloud-aanbieder onderhoudt zijn eigen infrastructuur, zoals onderhoud voor servers en databases, het maken van back-ups en het patchen en upgraden van systemen. Deze operationele kosten (Opex) verschuiven van de gebruiker naar de cloud provider. Verder heeft de cloud-aanbieder toegang tot schaalvoordelen die voor een enkele organisatie niet haalbaar zijn. Dit resulteert in betere kwaliteit en/of prijsvoordelen. Bovendien zijn de vrijgekomen IT-resources voor onderhoud te benutten voor innovatie en verbeterinitiatieven.

Security

Natuurlijk zijn er ook aandachtspunten bij een overstap naar de cloud. Zo versturen cloud-oplossingen gegevens via internet, wat hoge eisen aan de verbindingen en de beveiliging stelt. Daarnaast worden data niet meer op lokale servers opgeslagen. Voor bedrijven kan dat leiden tot een gevoel van onveiligheid door extra kwetsbaarheid voor hackpogingen. 

Deze angst is grotendeels ongegrond, omdat cloud-aanbieders de beveiliging regelen voor alle bedrijven die hun applicaties afnemen. Hierdoor kunnen zij investeren in technologie en specialisten die een hoog beveiligingsniveau waarborgen. Bijvoorbeeld door de inzet van hoogwaardige encryptietechnieken voor de beveiliging van via internet verstuurde data. Desalniettemin is het zeer raadzaam om duidelijke afspraken met cloud-aanbieders te maken over de beveiliging van data en verbindingen.

Data afspraken

Een ander punt om rekening mee te houden is de eigendom van gegevens die in de cloud staan. Wanneer data op de cloud-server worden gezet, kan de eigendom of zeggenschap erover verloren gaan. De data staan immers bij de cloud-aanbieder. Deze heeft in sommige gevallen zelf het recht om data openbaar te maken. 

Een ander punt is dat het bij cloud-oplossingen niet altijd duidelijk is waar de gegevens opgeslagen worden. In principe kunnen ze in de cloud overal ter wereld staan. Hierdoor rijst soms de vraag welke regelgeving van toepassing is. Voor dataopslag geldt op zich wel strikte wet- en regelgeving, zeker wanneer het gaat om de opslag van persoonsgegevens. Het is dus aan te raden om met de cloud-aanbieder in het servicecontract duidelijke afspraken te maken over data.

Conclusie

In principe passen cloud-oplossingen goed bij de finance-functie. De veelal tactische achtergrond van finance speelt daarbij een belangrijke rol. Voordelen zoals verregaande standaardisatie, onbeperkte capaciteit voor analytics en grote beschikbaarheid van realtime informatie kunnen direct bijdragen aan een verbeterd, standaard globaal proces. Dit maakt de weg vrij om activiteiten te outsourcen, waardoor het mogelijk wordt om kosten te verlagen, de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en de waarde van de output van finance te verhogen. 

Daarnaast vraagt het pay-per-use-model van de cloud minder initiële investeringen en geeft de bijna onbeperkte toegang tot rekencapaciteit de finance-afdeling grote flexibiliteit; actuele data en applicaties zijn immers altijd en overal bereikbaar. Om deze voordelen ook daadwerkelijk te realiseren is het essentieel dat bedrijven zich tijdens de selectie van cloud-oplossingen goed verdiepen in de veiligheidsaspecten. Daarnaast zijn heldere afspraken over de beveiliging, zeggenschap en opslaglocatie van data onontbeerlijk. Door deze aandachtspunten in acht te nemen kunnen finance-afdelingen van de cloud profiteren – met beide benen stevig op de grond.

Geschreven door Tom Lenaerts, senior manager van Accenture Strategy CFO & Enterprise Value en Mark de Jong, analist van Accenture Strategy CFO & Enterprise Value. Dit artikel is eerder verschenen in Financieel Management, september 2015.

Authors: Tom Lenaerts Mark de Jong